(一)商業(yè)信件禮儀

　　1、商業(yè)信箋上的公司名稱要求印得質(zhì)量高，紙張也要求用高質(zhì)量的紙，設(shè)計(jì)和布局的選擇要能反映商業(yè)特征——正式的還是非正式的，老式的不定期是新式的等等。商業(yè)信箋應(yīng)該印上公司名稱、地址、電話號(hào)碼、注冊(cè)的辦公室地址、電傳號(hào)碼、公司注冊(cè)號(hào)碼以及董事們的姓名，寫商業(yè)信決不可用有顏色的紙。若不清楚信件應(yīng)發(fā)給哪個(gè)具體的人時(shí)，可以用“敬啟者”之類。如果對(duì)男女兩性都要稱呼，那么可用“Gentlemen”到辦公室的私人信箋要注上“親收”。絕對(duì)私人的信，應(yīng)該用私人的信箋。與外國(guó)人通信，第一封回信最好按照對(duì)方來信時(shí)的落款形式給對(duì)方回信。

　　2、商業(yè)信箋使用的語(yǔ)言比社交信要正規(guī)，用詞也要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)枚?，?nèi)容上要力求簡(jiǎn)短。從時(shí)間上講，要先敘舊后談近況。細(xì)節(jié)部分應(yīng)準(zhǔn)確明了地表達(dá)清楚，避免使對(duì)方費(fèi)解。對(duì)地方參考價(jià)值的數(shù)據(jù)或情報(bào)，應(yīng)盡可能引用、提供;與正題無關(guān)的閑話盡量省略。表示不滿的信箋，要寫得委婉，有禮有節(jié)地提出意見，尋求解決辦法;一旦對(duì)方改正了錯(cuò)誤，切莫忘記回信表示感謝。除了絕對(duì)私人性質(zhì)的信件，一般都是打字。

　　信箋的折疊方法

　　3、一般來說，信箋如何折疊已不為人計(jì)較，順其自然。但和海外人士，書信交往時(shí)，還是有必要了解和掌握為好。折疊方法是文字向外，先直后橫，順折向上。以便收信人拆信后很容易看到自己的名字。而文字向內(nèi)的折法，按傳統(tǒng)風(fēng)俗習(xí)慣的說法則是喪家兇信的折法。

　　信的開頭和結(jié)尾

　　4、寫收信人的稱呼，要單獨(dú)成行，頂格書寫，以示尊敬和禮貌。稱呼之后加冒號(hào)，以示領(lǐng)起下文。平時(shí)對(duì)收信人如何稱呼，信上就如何稱呼。在國(guó)際商務(wù)信箋中，信的開頭可用“DearSir”后邊加上對(duì)方的姓，如“DearMrSmith”(“親愛的史密斯先生”)。

　　5、結(jié)尾的習(xí)慣寫法有兩種：

　　一是正文寫完后，緊接著寫“此致”，轉(zhuǎn)一行頂格寫或空兩格寫“敬禮”。

　　二是不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫“祝稱”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。

　　國(guó)際商務(wù)信箋目的結(jié)尾一般“YoursSincerely”(“忠誠(chéng)于你的”)結(jié)束，當(dāng)然寫給朋友的信結(jié)束語(yǔ)可自由選擇。

　　6、簽名

　　在商業(yè)信函中，很多人的簽名很難認(rèn)，因此，打字機(jī)打出的簽名相沿成習(xí)。用打字機(jī)打出的信函上未見簽名是很麻煩，但是這各事常發(fā)生。未簽名的信函沒有任何意義。切記商業(yè)信函要簽名。

　　簽名時(shí)不必加對(duì)自己的稱呼，但是如果你的名字與你的性別出入較大，就應(yīng)在名字后加上“先生”、“女士”等稱呼。若稱呼男士為“小姐”，會(huì)教人很難為情。

　　如果你是基層主管，未經(jīng)公司高級(jí)主管授權(quán)的信函，不要隨便寄送，以免惹恕他人，尤其是主管者的指示列入信函時(shí)，更應(yīng)仔細(xì)處理。如果信函談及的主題敏感，應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄和信函給主管;如果信函是標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告，沒有涉及個(gè)人問題，影印一份給主管就可以了。

　　有關(guān)報(bào)告、信函、備忘錄和傳真的禮節(jié)要點(diǎn)，如果你要把這類文件寄給別家公司主管，一定要經(jīng)本公司主管簽名才能寄出。基層主管不應(yīng)只是轉(zhuǎn)送文件，你要在備忘錄上簽字。詢問聽取你的報(bào)告的人，你該做什么。不管如何，對(duì)于你與外人討論的主題，別人也許擁有敏感的資訊。主管寫信給別的公司同級(jí)人時(shí)，應(yīng)在信上簽名。

　　在信文的最后，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應(yīng)寫在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。

　　電子郵件禮儀

　　(二)電子郵件禮儀

　　隨著因特網(wǎng)和電子郵件在商務(wù)領(lǐng)域中的普及應(yīng)用，電子郵件禮儀已經(jīng)成為商務(wù)禮儀的一部分，并且對(duì)于客戶關(guān)系成敗的影響日益顯著。如何寫好了一封商務(wù)電子郵件呢?提出以下建議可以給我們很好的幫助：

　　1.要注意措辭。你也許認(rèn)為自己的郵件淺顯易懂，但是有時(shí)候卻遭到誤解。簡(jiǎn)單明了的郵件可以使你節(jié)省打電話發(fā)傳真澄清郵件意義的時(shí)間。

　　2.不要“惹火”收件人。如果使用含有敵意的詞句或者批評(píng)的語(yǔ)氣(電郵禮儀中稱為“火焰”)，你會(huì)“惹火”對(duì)方并且造成糟糕的局面。電子郵件不是大家“筆伐”的工具，如果有問題，與對(duì)方當(dāng)面解決。

　　3、提前通知收件人。盡量在發(fā)郵件以前得到對(duì)方的充許或者至少讓他知道有郵件過來;確認(rèn)你的郵件對(duì)他有價(jià)值。

　　4、最好不要發(fā)送私人或者機(jī)密郵件。即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細(xì)考慮如果別人(比如老板)看到這封信會(huì)發(fā)生什么情況。你當(dāng)然不想老板看到你的私人郵件或者冒著泄漏客戶機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)送機(jī)密郵件。

　　5、使用附件功能要小心，附件越大，下載時(shí)間就載越長(zhǎng)，占用收件人電腦空間越多。有些附件可能毫無必要，也許收件人已經(jīng)有了。應(yīng)避免或說可能少地傳真、郵寄那些冗長(zhǎng)的附件。

　　6、使用抄送功能要小心。你也許會(huì)把自己的郵件像備忘錄一樣抄送給其他同事或者客戶。不要濫用抄送功能，否則收件人會(huì)心處理垃圾郵件的方式一刪了之。